Wie verantwoordelijk zou moeten zijn voor de Authorization Box hangt af van meerdere factoren. Wij adviseren om de volgende overwegingen mee te nemen bij het bepalen van het eigenaarschap:
-
Risico-eigenaar: De eindverantwoordelijke voor risicobeheersing en preventieve maatregelen binnen uw organisatie is vaak de meest logische keuze om het beheer van de Authorization Box op zich te nemen of te delegeren. Deze rol vereist inzicht in compliance en auditvereisten.
-
Gebruiksfrequentie: Autorisatiebeheer komt vaker voor dan u wellicht verwacht, bijvoorbeeld bij in- en uitdiensttreding of tijdelijke vervanging tijdens verlof. HR en controlling spelen hierin doorgaans een belangrijke rol. Vanwege het belang van functiescheiding is een gedeelde verantwoordelijkheid aan te bevelen: autorisatieverzoeken dienen idealiter door een andere persoon te worden goedgekeurd dan degene die ze initieert.
-
Expertise in ERP-systemen: Bij complexe ERP-omgevingen, zoals Microsoft Dynamics, is het raadzaam om de IT-manager of systeembeheerder te betrekken. Hun diepgaande kennis van de ERP-applicatie maakt hen bij uitstek geschikt om te bepalen hoe Authorization Box effectief kan worden ingezet. Hun technische expertise draagt bij aan een soepele implementatie en beheer.
Functiescheiding binnen Authorization Box
Conclusie is dat een vaste rol of functie voor het eigenaarschap van Authorization Box niet bestaat. De verantwoordelijkheid kan bovendien verdeeld worden over meerdere gebruikers binnen de organisatie.
Authorization Box maakt functiescheiding mogelijk door het toewijzen van specifieke functieprofielen met bijbehorende rechten. Een applicatiebeheerder voert bijvoorbeeld het technische beheer uit, zoals het koppelen van databases en het beheren van gebruikersaccounts. Een controller krijgt een ander profiel, met toegang tot functies zoals het goedkeuren van verzoeken, het aanpassen van het organigram en het uitvoeren van monitoring.
Een goed begrip van het doel en de werking van Authorization Box is essentieel. Alleen dan komt de functionaliteit volledig tot zijn recht en wordt autorisatiebeheer op een effectieve manier ingericht.
Meer ontdekken over de voordelen van Authorization Box voor jouw organisatie?
