Een complexe organisatie vraagt om structuur
Kuijpers is een landelijke installateur met ongeveer 1.500 medewerkers en meer dan twintig verschillende B.V.’s. Binnen die structuur werken zo’n 1.100 medewerkers dagelijks met 4PS. Die omvang en organisatievorm zorgen voor heel wat complexiteit op het vlak van rollen en rechten.
Voor de komst van 2-Controlware gebeurde het beheer grotendeels handmatig. Autorisaties werden bijgehouden in Excel-bestanden en moesten per entiteit worden aangepast. Zeker wanneer medewerkers in meerdere B.V.’s actief waren, werd dat al snel een tijdrovend proces.
Volgens Alexander zat daar niet alleen een efficiëntieprobleem, maar ook een risico op inconsistentie. “Er werd al eens een schuifje vergeten of een instelling. Dat leidde tot foutmeldingen of extra werk om het weer recht te zetten.”
Met de Authorization Box van 2-Controlware veranderde dat. Rollen en rechten worden nu centraal beheerd en gekoppeld aan duidelijke procesrollen. Alexander speelde zelf een belangrijke rol in de inrichting van het systeem. Tijdens workshops met 2-Controlware werd samen het rollenmodel opgebouwd en afgestemd op de processen binnen Kuijpers.
Het resultaat merk je meteen in het dagelijkse beheer. Nieuwe gebruikers aanmaken of rechten aanpassen kost vandaag nog maar enkele minuten. Ook tijdelijke rollen – bijvoorbeeld voor de jaarafsluiting – kunnen eenvoudig voor een bepaalde periode worden ingericht.
Meer grip op data en processen
Naast autorisatiebeheer gebruikt Kuijpers ook Field Validation en Field Security. Daarmee kan het bedrijf beter bepalen welke gegevens verplicht zijn en wie bepaalde velden mag aanpassen.
Kuijpers heeft ondertussen ongeveer tweehonderd veldvalidaties ingesteld. Daardoor wordt invoer meteen gecontroleerd en worden fouten sneller onderschept. Dat helpt om ontbrekende of foutieve gegevens te vermijden.
Ook functiescheiding wordt zo beter bewaakt. Zo kan de financiële administratie bijvoorbeeld wel facturen verwerken, maar geen inkooporders aanpassen wanneer dat niet de bedoeling is. Met de rechtenstructuur in 4PS en de apps van 2-Controlware kan Kuijpers die bevoegdheden nauwkeurig instellen.
Volgens Alexander maakt dat een duidelijk verschil in de praktijk. “Door die validaties en rechtenstructuur voorkomen we fouten veel eerder in het proces. Dat scheelt achteraf een hoop correctiewerk.”
Een samenwerking die werkt
Ook over de samenwerking met 2-Controlware is Kuijpers positief. De implementatie gebeurde via workshops waarbij het rollenmodel samen werd opgebouwd. Nadien werd de werking intern verder toegelicht aan collega’s.
Wanneer er technische vragen of problemen opduiken, wordt er volgens Alexander snel gereageerd. Zowel bij supportvragen als bij complexere technische issues wordt er adequaat geschakeld tussen de betrokken teams.
Alexander ziet elke dag het verschil in de praktijk. “Wat vroeger een uur werk was, regelen we nu in een paar minuten. De software van 2-Controlware is gebruiksvriendelijk, intuïtief en bevordert de datakwaliteit. Dat betekent vooral minder handmatig werk en een beter beheersbaar autorisatieproces voor alle gebruikers.”
Over 4PS
4PS ontwikkelt ERP-software voor bedrijven in de bouw-, installatie- en gww-sector. Met 4PS Construct, gebouwd op Microsoft Dynamics 365 Business Central, ondersteunt het bedrijf organisaties bij hun volledige bedrijfsvoering – van projectbeheer en financiën tot service en onderhoud.
Vandaag gebruiken meer dan 450 bedrijven wereldwijd de oplossingen van 4PS. Om hun klanten nog beter te ondersteunen, integreert 4PS met oplossingen van partners zoals 2-Controlware. De apps voor autorisatiebeheer, veldbeveiliging en veldvalidatie sluiten naadloos aan op de software van 4PS en helpen organisaties om veiligheid, functiescheiding en datakwaliteit beter te beheren.
