Eén centrale aanpak voor tientallen werkmaatschappijen
Business Central speelt al jarenlang een belangrijke rol binnen de divisie Bouw & Vastgoedontwikkeling van VolkerWessels. Naarmate het gebruik van het ERP-platform verder groeide, nam ook de complexiteit van het autorisatiebeheer toe. Niet alleen het aantal gebruikers groeide, ook de nood aan controle, compliance en functiescheiding werd steeds belangrijker.
Voor André Roeland betekende dat dat er behoefte was aan een oplossing die verder ging dan de standaardmogelijkheden van Business Central. De organisatie wilde vermijden dat gebruikers te ruime bevoegdheden kregen, terwijl de werkmaatschappijen voldoende vrijheid moesten behouden om hun dagelijkse werking efficiënt te organiseren. “Als je dit op grote schaal wilt organiseren, moet je het anders aanpakken dan met alleen de standaardfunctionaliteit van Business Central. We hebben verschillende oplossingen bekeken en 2-Controlware bleek voor ons de beste match.”
Wat de doorslag gaf, was de combinatie van flexibiliteit en controle. Waar veel oplossingen vertrekken vanuit centrale sturing, laat Authorization Box toe om verantwoordelijkheden dicht bij de business te houden, zonder het overzicht te verliezen.
De juiste balans tussen autonomie en controle
Een van de grootste voordelen van Authorization Box is dat VolkerWessels Bouw & Vastgoedontwikkeling werkt vanuit één centrale organisatiestructuur. Daardoor worden autorisaties op een consistente manier beheerd over alle werkmaatschappijen heen, terwijl lokale teams zelf verantwoordelijk blijven voor hun dagelijkse gebruikersbeheer.
Voor een beperkt aantal kritische rollen blijft er wel centrale controle bestaan. Zo wordt nauwlettend opgevolgd wie uitgebreide bevoegdheden krijgt en wordt de superuser-rol slechts uitzonderlijk toegekend na expliciete goedkeuring vanuit het hoofdkantoor. “Wij hoeven niet alles centraal te beheren, maar we behouden wel het overzicht. Dat geeft vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen binnen duidelijke afspraken kan werken.”
Die aanpak zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden blijven liggen waar ze horen, terwijl risico's centraal bewaakt kunnen worden.
Altijd voorbereid op audits en controles
Naast het beheer van autorisaties speelt functiescheiding een cruciale rol binnen VolkerWessels Bouw & Vastgoedontwikkeling. Met behulp van de monitoring functionaliteit van Authorization Box wordt actief gecontroleerd of gebruikers geen conflicterende bevoegdheden combineren en worden functiescheidingen structureel opgevolgd, ondersteund door maandelijkse rapportages en aanvullende controles wanneer dat nodig is.
Die monitoring levert niet alleen voordelen op voor IT. Ook finance, externe accountants en auditors verwachten dat functiescheidingen aantoonbaar worden bewaakt. Tijdens de controle van de jaarrekening en bij ISO-audits komen hierover jaarlijks vragen terug. “En wanneer deze vragen komen, zijn we altijd voorbereid. We kunnen altijd laten zien hoe de rechten zijn ingericht en hoe we daarop monitoren. Dat maakt audits en controles een stuk eenvoudiger.”
De organisatie beschikt daardoor op elk moment over de nodige inzichten en rapportages om vragen snel en onderbouwd te beantwoorden. Dat zorgt voor meer transparantie, minder risico's en een sterkere auditpositie.
Kritische instellingen beschermen en datakwaliteit bewaken
Naast Authorization Box gebruikt VolkerWessels Bouw & Vastgoedontwikkeling ook Field Security en Field Validation. Daarmee wordt niet alleen gecontroleerd wie toegang heeft tot bepaalde gegevens, maar ook welke wijzigingen gebruikers mogen uitvoeren. Met Field Security worden gevoelige instellingen binnen Business Central beschermd tegen ongewenste aanpassingen. Vooral boekhoudkundige configuraties hebben een grote impact op processen en rapportering en worden daarom centraal bewaakt. Field Validation ondersteunt dan weer de kwaliteit van gegevens. Door data op een consistente manier vast te leggen, blijft informatie betrouwbaar en bruikbaar over alle werkmaatschappijen heen.
Samen vormen deze oplossingen een belangrijke aanvulling op het autorisatiebeheer en helpen ze om de Business Central-omgeving veilig en beheersbaar te houden.
Een oplossing die werkt, een partner die meedenkt
Ook over de samenwerking met 2-Controlware is André bijzonder positief. Tijdens de opstart werd ondersteuning geboden bij de inrichting van de oplossing, waarna BVGO-ICT het beheer grotendeels zelfstandig kon opnemen. "De reactietijden zijn erg kort. Vaak krijg je binnen enkele minuten antwoord op een vraag. Je merkt dat er veel kennis aanwezig is en dat er echt wordt meegedacht," vertelt André.
Betrouwbaar, degelijk en constructief. Zo omschrijft André de samenwerking met 2-Controlware. Die combinatie van stabiele software, korte communicatielijnen en inhoudelijke expertise resulteert in een hoge tevredenheid. André geeft de samenwerking een score tussen 8 en 9 op 10.
Vandaag beschikt VolkerWessels Bouw & Vastgoedontwikkeling dankzij de Authorization Box, Field Security en Field Validation over een stevig fundament voor autorisatiebeheer, functiescheiding, security en compliance binnen Business Central. Dat zorgt voor meer controle, meer transparantie en een vlottere voorbereiding op audits en controles.
